De drie gemeentes Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, samen bekend als de SED, wilden graag de dienstverlening voor hun burgers verbeteren. Samen met adviseur Saskia Drenth, zelf ook wonende in Stede Broec, gingen ze aan de slag om als organisatie wendbaarder te worden, op weg naar het realiseren van hun veranderdoel:

‍

Een verbeterde dienstverlening voor de inwoners, waarbij zaken als het aanvragen van een rijbewijs of vergunning eenvoudiger moesten worden. Ze wilden hun burgers op een snelle en soepele manier van dienst zijn en vroegen Saskia daar een uitvoeringsplan voor te schrijven.

De ‘Changekitchen On’ aanpak: kijken, denken, doen

De 'Changekitchen On' werd gebruikt als aanpak voor dit vraagstuk. Hierbij volgen de drie fasen 'kijken', 'denken' en 'doen' elkaar op om tot een gedragen verandering te komen.

‍

Kijken

In de ‘kijk-fase’ werd eerst onderzocht hoe wendbaar een organisatie is, voordat daadwerkelijk op actie overgegaan kon worden. Voor de grondige organisatiescan sprak Saskia met veel mensen van zowel binnen als buiten de organisatie. Wat bleek? Er was groot gemis aan gezamenlijke richting en sturing vanuit een leidinggevend kader.

Saskia: “Er was veel motivatie en enthousiasme voor nieuwe plannen binnen het team, maar ze werden bijna nooit uitgevoerd en afgemaakt.”

‍

Denken

Een uitvoeringsplan zou daarom niet genoeg zijn om resultaten te behalen. Saskia: “Een ontwikkelplan is eigenlijk de randvoorwaarde voor het slagen van een uitvoeringsplan. Ze zouden op zich direct met een uitvoeringsplan aan de slag kunnen gaan, maar dan staan ze over twee jaar voor dezelfde uitdagingen.” Een ontwikkelplan was dus van belang om überhaupt te kunnen (blijven) veranderen.

Voor het ontwikkelplan ging Saskia samen met het leidinggevend kader op zoek naar de ‘bedoeling’ van de SED. (Geïnspireerd op het gedachtegoed van Wouter Hart.) Door vast te stellen waar ze als organisatie voor staan, konden leidende principes meegegeven worden voor het uitvoeringsplan. De hele organisatie werd vervolgens uitgenodigd om daaraan mee te werken tijdens verschillende workshops. Zo kwam er een gedragen plan waaraan iedereens mening bijdroeg.

‍

Uitdagingen

Naast dat een nieuwe denk- en werkwijze altijd wennen is, speelde de complexiteit van de organisatie mee: drie verschillende gemeentes waar politiek aan vastzit. Het was volgens Saskia een uitdaging om het leidinggevend kader continu aandacht te laten besteden aan het proces: “Heel begrijpelijk, want ze zijn ook gewoon heel druk. Als je de complexiteit van de organisatie ziet, waar allemaal druk op staat en wat er allemaal moet, dan is dat ook erg lastig. Daar wilde ik begrip en respect voor tonen. En tegelijkertijd wilde ik ze ook blijven uitdagen dus bleef ik bij ze aankloppen. Dat vond niet iedereen altijd even leuk!”

‍

"Saskia was vasthoudend en soms irritant, maar een uitstekende projectleider die ons op het juiste spoor hield."

‍

De uitdaging ligt nu in het blijven werken aan duurzame oplossingen en het realiseren van een organisatie die klaar is voor de toekomst.

‍

‍

Doen

Door co-creatie en betrokkenheid van alle professionals ligt er een ontwikkelplan voor de organisatie, een doorontwikkelde visie met leidende principes én een uitvoeringsplan voor het verbeteren van de dienstverlening: klaar om tot actie over te gaan. Daarmee is de ‘denk-fase’ afgesloten en breekt de ‘doe-fase’ aan. Saskia heeft deze stap overgedragen aan een nieuwe interne projectleider, want Saskia is door de SED als het nieuwe afdelingshoofd Jeugd & Minima aangesteld binnen het domein Samenleving. Ze gaat nu van binnenuit sturing geven aan het team en daarmee de dienstverlening aan inwoners verbeteren.

‍

Wil je ook wendbaarder worden als organisatie? Neem contact met ons op!

‍