Delen is het nieuwe vermenigvuldigen

Communicatie is hogere kunst

Geschreven door Saskia

Wat kan een nieuwe taak, functie of werkomgeving je toch ontzettend veel waardevolle inzichten opleveren. Na bijna twee decennia in de zorg, werk ik sinds mei als projectleider bij het onderhoudsbedrijf van de NS. En ontdekte direct: werksituaties vertonen vaak opvallend veel parallellen, ongeacht de sector. En een ander inzicht is dat succesvol samenwerken in alle organisaties uiteindelijk om hetzelfde draait: een open en heldere communicatie.

Binnen het onderhoudsbedrijf van de NS, heb ik het werk inmiddels aardig leren kennen. Zie ik hoe dagelijks een van de grootste logistieke klussen van ons land wordt uitgevoerd. En wat er allemaal komt kijken bij het opleveren van veilige treinen die passagiers van A naar B kunnen brengen. Het werk van een NS-er die verantwoordelijk is voor het onderhoud van treinen, blijkt opvallend veel gemeen te hebben met dat van een zorgmedewerker: een proces dat 24/7 doorgaat, werken met een ploegendienst-rooster, kwaliteitsafspraken, veiligheidsprotocollen, in het werk afhankelijk zijn van elkaar, veel belangrijke overdrachtsmomenten en een aansturing verspreid over meerdere mensen. Precies als in de zorg.

Dit alles staat of valt met communicatie. De grote vraag is dus: hoe succesvol bén je in het communiceren met elkaar? Hoe pak je het aan? En wat is het effect? Het kan niet alleen het werk, maar ook je dag maken of breken. Precies daarover gaat mijn opdracht bij de NS; ik begeleid een traject, waarin leidinggevenden van het onderhoudsbedrijf van de NS leren hoe zij beter met elkaar kunnen samenwerken, om zo het werk efficiënter te kunnen doen.

De communicatiepatronen en de valkuilen die daarbij horen, zijn in veel organisaties hetzelfde. Niet zeggen wat we werkelijk denken, komt misschien wel het meest voor. Omdat het niet veilig voelt om je mening te geven, omdat er nooit naar gevraagd wordt, of omdat er eenvoudigweg geen tijd voor is. Ook een klassieker: we denken te snappen wat de ander bedoelt, zonder dat expliciet te controleren. En daar gaan zaken fout.

Het is van groot belang voor organisaties om expliciet ruimte en tijd te maken voor een open en heldere communicatie. Te zorgen dat mensen binnen teams kunnen zeggen wat ze echt denken en voelen. En dat ze gericht kunnen navragen of ze echt goed hebben begrepen wat de ander bedoelt. Dat scheelt miscommunicatie en gedoe, frustratie, en verlies van kwaliteit en geld. In teams die een open sfeer kennen, bestaat een onderstroom waarin emoties besproken worden, waarin mensen werken vanuit plezier en flow. In dit type teams is leren een tweede natuur geworden. En ontstaat bij druk een stemming, waarin iedereen de schouders eronder zet en een stapje harder doet. Waarin teamleden elkaar ondersteunen en elkaar helpen. Waarin mensen niet naar elkaar wijzen als er iets misgaat, maar samen kijken wat er de volgende keer beter kan.

Als leider heb je hierin een voorbeeldrol; laat zien wie je bent en spreek je uit. Benoem hierbij ook je twijfels en waar je onzeker over bent. Laat je fouten zien, praat erover en erken ze. Dat zorgt voor een open sfeer waarin mensen het gevoel hebben, dat ze er mogen zijn met al hun talenten én hun fouten. Laat je als leider achterwege om hier aandacht aan te besteden, dan wordt dat onder druk alleen maar erger. Hier blijkt een omgekeerd evenredige relatie te bestaan; hoe groter de druk, hoe minder ruimte voor reflectie of open communicatie. Terwijl het onder druk juíst van groot belang is, om elkaar te begrijpen. En naast elkaar te staan, als dingen anders gaan dan vooraf verwacht. Een open communicatie zou daarom een doelstelling moeten zijn voor íedere organisatie.

Ook mijn Changekitchen collega’s beschouwen communicatie als de essentie van hun werk. In de loop der jaren heeft Changekitchen veel ervaring opgedaan met werkomgevingen en teams waar de communicatie en samenwerking moeizaam verlopen. Hebben we een blauwdruk om dat op te lossen? Nee. Maar we weten wel dat ‘alles al in een team vertegenwoordigd is’. Samen gaan we aan de slag, de diepte in. Wat is er nog meer dan plannen, processen en protocollen? Welke talenten zijn er binnen het team? Wat willen we met elkaar leren? Waar voelen we weerstand en emotie bij? Welke toekomst zien we voor ons? Belangrijke vragen waar je in het dagelijks werk niet altijd aan toe komt. Changekitchen kan je hierin ondersteunen en begeleiden. We bieden verschillende werkvormen om met een team de samenwerking en communicatie slimmer en effectiever te maken, bijvoorbeeld de inzet van een critical friend, inzet van intervisie of een teamdag die het verschil maakt.

Wil je weten hoe je als team samen leert over effectief samenwerken en communiceren? Neem dan contact met ons op.

———

SaskiaDrenth Saskia Drenth is aangesloten bij Changekitchen, een bureau gespecialiseerd in organisatieverandering. Zij heeft ervaring als interimmanager en adviseur in de zorg. Daarnaast is zij voedingsdeskundige en trainer hormoonfactor. Saskia is altijd op zoek naar de verbinding met de ander. Dit kan een organisatie, een collega of cliënt zijn. Waar verbinding en aandacht is, komt er ruimte voor verandering en een nieuw perspectief.

Benieuwd naar onze werkwijze? Lees hier meer over onze instrumenten